INFORMATIVA PRIVACY

La presente informativa permette di conoscere la natura dei dati personali che potrebbero essere trattati da MotorK Italia S.r.l. nel contesto della gestione delle segnalazioni ai sensi del d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (cd. normativa sul whistleblowing), le finalità e le modalità di trattamento, gli eventuali destinatari degli stessi nonché i diritti riconosciuti ai segnalanti, ai segnalati e a tutte le persone coinvolte. 

1. INTRODUZIONE – CHI SIAMO? 

MotorK Italia S.r.l. con sede legale in Milano, via Ludovice D’Aragna 9, P.IVA 07134830962, (di seguito, “Titolare” o la “Società”), in qualità di titolare del trattamento dei dati personali di segnalanti, segnalati e di tutte le persone coinvolte (di seguito, gli “Interessati” e ciascuno, singolarmente, l’“Interessato”) nella gestione delle attività di indagine necessarie a valutare la fondatezza delle segnalazioni di reati o irregolarità di cui i segnalanti siano venuti a conoscenza nell’ambito del rapporto di lavoro/collaborazione/tirocinio /consulenza/ fornitura con la Società o nell’espletamento delle funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (di seguito, i “Trattamenti WB”), fornisce qui di seguito l’informativa privacy ai sensi dell’art. 13 e dell’art. 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito, “Regolamento” e/o “Normativa Applicabile”).

 

1. CONTATTI DEL TITOLARE – COME CONTATTARCI? 

Per ogni informazione in relazione alla presente informativa privacy, gli Interessati possono contattare il Titolare in qualsiasi momento, utilizzando le seguenti modalità:

• Inviando una raccomandata a/r alla sede legale del Titolare;
• Inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo: privacy@motork.io

 

Gli Interessati possono anche contattare il Responsabile della protezione dei dati (RPD o DPO) del Titolare, i cui dati di contatto sono di seguito riportati: dpo@motork.io.

• FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA – PERCHÉ TRATTIAMO I SUOI DATI E COSA CI AUTORIZZA A TRATTARLI?

Premesso che, il conferimento dei dati personali da parte del segnalante è facoltativo, in quanto lo stesso dispone anche della possibilità di effettuare una segnalazione anonima, i dati personali che possono essere conferiti dal segnalante sono nome, cognome, e-mail e numero di telefono (pur sussistendo la possibilità di procedere in mondo anonimo alla segnalazione), nonché tutti gli ulteriori dati personali relativi al segnalante, al segnalato o ad altri soggetti coinvolti contenuti nella segnalazione (anche appartenenti a categorie particolari di dati o dati relativi a condanne penale e reati).

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti dal Titolare o, se raccolti accidentalmente, in quanto inseriti dal segnalante in una segnalazione, sono cancellati immediatamente, fatti salvi i casi in cui il trattamento è autorizzato dalla legge o da un provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (di seguito, il “Garante”) o comunque per ordine dell’Autorità Pubblica. 

In particolare, i dati personali degli Interessati saranno trattati lecitamente dal Titolare per le seguenti finalità di trattamento:

• corretta e completa gestione delle attività di indagine necessarie a valutare la fondatezza delle segnalazioni di reati o irregolarità di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito dei rapporti e con riferimento alle circostanze indicate nella Policy Whistleblowing aziendale (di seguito, la “Policy WB”). Tale finalità ricomprende, in caso di utilizzo della piattaforma informatica dedicata (di seguito, la “Piattaforma”), la creazione e comunicazione, da parte del Titolare, delle credenziali di accesso all’area riservata della Piattaforma e/o di un codice univoco corrispondente alla segnalazione, funzionali alla gestione della propria segnalazione. 

La base giuridica di tale trattamento consiste nell’art. 6, comma 1, lett. c) del Regolamento, in quanto il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare, con particolare riferimento alle previsioni contenute nel d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24. 

Per quanto riguarda i dati appartenenti a categorie particolari eventualmente trattati tale base giuridica consiste nell’art. 9 comma 2 lett. b) del Regolamento, essendo connesso all’assolvimento degli obblighi e all’esercizio dei diritti specifici del Titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, autorizzati dal diritto dell’Unione o degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato. 

Con riferimento, invece, ai dati relativi a condanne penali o reati tale base giuridica consiste nell’art. 10 del Regolamento, trattandosi di un trattamento autorizzato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri che preveda garanzie appropriate per i diritti e le libertà degli interessati;

• (trattamento che interessa i soli segnalanti e, in particolare, dei dati che permettano, direttamente o indirettamente, di desumerne l’identità) disvelamento della identità del segnalante ai fini di difesa del soggetto segnalato o della persona coinvolta nell’ambito di eventuali procedimenti disciplinari che abbiano quale fondamento la segnalazione del segnalante. 

La base giuridica di tale trattamento consiste nell’art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento, ovvero la prestazione da parte dell’interessato del consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità. In questo caso, il segnalante potrà esprimere o negare tale consenso a seguito di condivisione per iscritto, da parte del Titolare, delle motivazioni che richiederebbero il disvelamento dell’identità summenzionato;

• (trattamento che interessa i soli segnalanti che effettuano una segnalazione nel corso di un incontro diretto, in particolare relativo a tutte le informazioni trasmesse nel corso della segnalazione, inclusi i dati che permettano, direttamente o indirettamente, di desumere l’identità del segnalante) registrazione dell’incontro diretto su dispositivo idoneo alla registrazione e all’ascolto. 

La base giuridica di tale trattamento consiste nell’art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento, ovvero la prestazione da parte dell’interessato del consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità. In caso di verbalizzazione scritta il segnalante potrà comunque verificare, rettificare o confermare il verbale dell’incontro tramite la propria sottoscrizione;

• obblighi di legge, ovvero per adempiere ad obblighi previsti dalla legge, da un’autorità, da un regolamento o dalla normativa europea. La base giuridica di tale trattamento consiste nell’art. 6, comma 1, lett. c) del Regolamento, in quanto il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento.

I dati personali dei segnalati e di eventuali ulteriori terzi coinvolti saranno oggetto di trattamento soltanto ove conferiti dai segnalanti ed ove effettivamente necessari al perseguimento delle finalità di cui al presente paragrafo.

1. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI – CHE MEZZI UTILIZZIAMO E PER QUANTO TEMPO TRATTIAMO I SUOI DATI?

In caso di segnalazioni scritte i dati personali degli Interessati saranno trasmessi dal segnalante al Titolare tramite l’accesso alla Piattaforma. 

La Piattaforma consentirà altresì segnalazioni orali. 

In caso di incontro diretto con i soggetti autorizzati, lo stesso, previo consenso del segnalante, sarà documentato mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto o con verbale. In caso di verbale, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro con la propria sottoscrizione.

I soggetti di cui al paragrafo 5 che segue provvederanno a tutte le operazioni necessarie ai fini del trattamento, mediante l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati idonei a garantire la sicurezza necessaria in relazione alla natura dei dati trattati e la riservatezza dell’identità dei segnalanti, in particolare tramite ricorso alla crittografia, oltre che con modalità cartacee, ove necessario. 

I dati personali saranno conservati:

1. all’interno della Piattaforma, per un periodo massimo di 5 anni. Il termine potrà essere esteso laddove necessario per garantire il rispetto delle indicazioni interpretative delle Linee Guida ANAC, delle Linee Guida CNDCEC e delle Linee Guida Confindustria e/o di altri obblighi normativi, comunque fino a un massimo 5 anni dalla segnalazione;
2. nell’apposito archivio interno di MotorK (per tutte le informazioni e i dati personali che necessitano di essere gestiti al di fuori della Piattaforma), per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

• AMBITO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI – CHI PUÒ VENIRE A CONOSCENZA DEI SUOI DATI?

I dati personali degli Interessati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.

Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, in qualità di autonomi titolari del trattamento, se del caso, l’Autorità Giudiziaria e tutte le ulteriori autorità competenti alla presa in carico della segnalazione, ivi incluso il Garante.

I dati personali raccolti sono altresì trattati dal personale della Società deputato al trattamento, istruito e autorizzato in tal senso dal Titolare ai sensi dell’art. 29 del Regolamento e dell’art. 2-quaterdecies del d. lgs. 196/2003 e s.m.i. (di seguito, il “Codice Privacy”), formalmente nominato dal Titolare come “Autorizzato al trattamento”, che agisce, come da Policy WB, sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo. 

Potrà inoltre venire a conoscenza dei dati personali degli Interessati, in qualità di “Responsabile del Trattamento”, il fornitore del servizio di erogazione e gestione operativa della Piattaforma, che ha sottoscritto a tal fine apposito atto di nomina ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, nonché suoi eventuali sub-responsabili, tutti previamente identificati e autorizzati dal Titolare.

• DIRITTI DEGLI INTERESSATI – QUALI SONO I SUOI DIRITTI E COME SI POSSONO ESERCITARE?

Per esercitare i diritti o per ottenere le informazioni relative ai dati personali, gli Interessati potranno formulare espressa richiesta scritta da inviarsi al Titolare, inoltrando una richiesta ai contatti di cui al paragrafo 2 che precede.

Ai sensi della Normativa Applicabile, il Titolare informa che in ogni momento il segnalante ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la limitazione del trattamento che lo riguarda. Inoltre, qualora ritenesse che il trattamento che lo riguarda violi il Regolamento, ha il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo (nello Stato membro in cui risiede abitualmente, in quello in cui lavora oppure in quello in cui si è verificata la presunta violazione). L’Autorità di controllo italiana è il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11, 00187 – Roma (http://www.garanteprivacy.it/).

Si precisa che, con riferimento ai dati personali relativi al segnalato, nonché, in taluni casi, con riferimento anche ai dati personali del segnalante e di ulteriori terzi coinvolti nel trattamento, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento (segnatamente: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione, anche con riferimento ai processi decisionali automatizzati) non possono essere esercitati (tanto con richiesta al Titolare che con reclamo) ai sensi dell’articolo 2-undecies del Codice Privacy, in particolare qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.

Inoltre, l’esercizio di tali diritti potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo dal Titolare all’interessato (esclusa tuttavia nel caso in cui tale comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione), per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante. 

Nei casi in cui non sia possibile esercitare direttamente tali diritti, gli interessati possono comunque esercitarli tramite il Garante, con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy. In tale ipotesi, il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

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